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Excel的正确使用方法及技巧

张伟分享
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  Excel是人们经常使用的一种办公软件,掌握正确的使用方法和技巧是很有用的。下面是小编整理的Excel的正确使用方法,分享给大家!

  Excel的使用方法

  处理表格

  日常办公中一些重要的或属于保密性的文件都需要进行安全性的设置,设置EXCEL文档的安全性的操作方法有很多。

  加密Excel文件

  如果不想让自己的Excel文件被别人查看,最好将其加密:单击“工具”→“选项”,在弹出的“选项”对话框中单击“安全性”选项卡,然后在“打开权限密码”(只允许读不能做修改)、“修改权限密码”(可以阅读,也可以修改)输入框中输入该文件的打开权限密码及修改权限密码。单击“确定”按钮,在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码,再单击“确认”,最后点“保存”按钮完成文件加密。下次只有输入正确密码才能打开该文件。

  对单元格进行读写保护(2003版本)

  1)对输入信息进行有效性检测:首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合,然后选择“数据”菜单中的“有效性”选项,设置有效条件、显示信息和错误警告来控制输入单元格的信息要符合给定的条件。另外,这一部分设置很有用,如在设计一个Excel时,不允许用户输入负数年龄及负工资等。

  2)设置锁定属性,以保护存入单元格的内容不能被改写。选定需要锁定的单元格;选择“格式”→“单元格”;在“单元格格式”设置对话框中选择“保护”标签并选中“锁定”;选择“工具”→“保护”→“保护工作表”,设置保护密码,即完成了对单元格的锁定设置。

  保护工作簿(2003版本)

  打开“工具”→“保护”→“保护工作簿”。选定“结构”选项可保护工作簿结构,以免被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工作表,并且不可插入新的工作表。选定“窗口”选项则可以保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。

  保护工作表

  在设置保护工作表前,首先确认要保护的单元格是否处于“锁定”状态,选中并右击单元格,在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”,选择“保护”选项卡,确认已选中“锁定”项,在默认状态下,单元格和图形对象均处于锁定状态,此时,如果设置工作表被保护,则相应信息不能修改。保护工作表的方法如下:选择“工具”→“保护”→“保护工作表”,在打开的对话框中有“内容”、“对象”和“方案”三个复选项,如果要防止、修改工作表中的单元格或图表中的数据及其他信息,并防止查看隐藏的数据行、列和公式,则选中“内容”复选框;如果要防止、改变工作表或图表中的图形对象,则应选中“对象”复选框;如果要防止、改变工作表中方案的定义,则应选中“方案”复选框。最后为防止其他用户取消工作表保护,还要在“密码”文本框中输入密码。

  保护共享工作薄

  对要共享的工作薄,如果要对工作薄中的修订进行跟踪,可设置保护共享工作薄,选择“工具”→“保护”→“保护共享工作薄”,选中“以追踪修订方式共享”复选框,如果需要其他用户先提供密码,才能取消共享保护和冲突日志,则需要在“密码”文本框中输入密码,注意,如果工作薄已经处在共享状态,则不能为其设置密码。

  为工作薄设置权限密码

  如果不想其他用户打开工作薄,可设置工作薄打开密码,单击“文件”→“另存为”,单击“工具”菜单上的“常规选项”,在这里可根据不同需要设置两种类型的密码:如果根本不想其他用户打开工作薄,则需在“打开权限密码”文本框中输入密码;如果只是不想其他用户修改工作薄,但可以打开查看,则需要在“修改权限密码”文本框中输入密码。当然为了保险起见可以把两个密码都设置,最好是设置不同的密码内容。

  隐藏公式

  如果不想在共享工作薄后,让其他用户看到并编辑已有公式,可在共享之前,将包含公式的单元格设置为隐藏,并保护工作表。步骤如下:选定要隐藏的公式所在的单元格区域,选择“格式”→“单元格”,单击“保护”选项卡,选中“隐藏”复选框,单击“确定”按钮即可隐藏公式。

  隐藏工作薄

  选择“窗口”→“隐藏”,可以把当前处于活动状态的工作薄隐藏起来,如果要取消隐藏,可选择“窗口”→“取消隐藏”命令,然后在“取消隐藏”窗口中选择相应工作薄即可。

  隐藏工作表

  选择“格式”→“工作表”→“隐藏”,可以把当前的活动工作表隐藏起来,要取消工作表的隐藏时,选择“格式”→“工作表”→“取消隐藏”,然后在“取消隐藏”窗口中选择相应的工作表即可。

  隐藏行或列

  隐藏行或列共有三种方法,这里以行为例:(1)右击要隐藏的行号,在出现的快捷菜单中选择“隐藏”命令。(2)单击需要隐藏行中的任意单元格,然后选择“格式”菜单下的“行 隐藏”命令即可。(3)移动鼠标要隐藏行的右侧,按住左键,通过移动向左移动的方式,将列宽调整为0,这样对应的行号会从工作表中自动消失,起到隐藏效果,要取消隐藏,需要同时选择该行的左右相邻的两行,或者选中整个工作表,然后选择“格式”菜单下的“行 取消隐藏”命令即可。

  Microsoft Excel

  设置只读方式

  选择“文件”→“另存为”,在该对话框中选中需要设为“建议只读”属性的工作簿文件,然后单击该对话框上的“选项”按钮,打开“保存选项”对话框,选中该对话框中的“建议只读”复选框,然后单击“确定”按钮,再单击“另存为”对话框上的“保存”按钮即可。在“建议只读”方式下,无论何时打开工作簿,Excel总是首先显示出一个提示信息对话框,建议应以只读方式打开工作簿。

  修改扩展名

  修改Excel工作薄的扩展名(把.xls改为其他扩展名),Excel就不认识了,最好是把扩展名改成.dll等系统文件的名称,然后再把文件的属性设置为隐藏,让别人会误以为这是个系统文件,而不敢去碰它,自己要用时再改回来就行了。

  添加Excel下拉菜单

  1、首先要打开Excel表格,然后在表格上面点击鼠标左键选中要添加下拉菜单的单元格。

  2、选中单元格以后,在窗口上面的菜单栏点击数据

  3、点击数据以后出现下拉菜单,在下拉菜单上面点击有效性。

  4、点击有效性以后出现数据有效性窗口,再有效性窗口上面点击设置。

  5、点击设置以后,在允许栏点击右边的下拉箭头选择序列。

  6、在来源栏里面输入下拉菜单的内容,如:“上面,中间,下面”,中间要用逗号隔开,输入逗号的时候一定要在英文状态下输入,输入来源后点击确定。

  7、这样下拉菜单添加成功了,点击下拉箭头就可以看到菜单上面的内容了。[1]

  合并单元格

  1、首先我们需要将“合并后居中”这一按钮添加到“快速访问工具栏”。点击“快速访问工具栏”的下三角按钮,打开下拉菜单。在下拉菜单中点击“其他命令”。

  2、在出现的“Excel选项”对话框中。左边找到“合并后居中”,并且选择它。点击“添加”,最后点确定,“合并后居中”这一按钮就添加到“快速访问工具栏”了。

  3、我们这时按一下Alt键,会发现“快速访问工具栏”中的“合并后居中”按钮上会出现一个数字,我这儿是6。

  4、这样,我们就知道“合并后居中”的快捷键为“Alt+6”了(如果你按照本文第三步找到的数字不是6,这儿的快捷键就是“Alt+你找到的实际数字”)。随意选择一块区域,键入快捷键“Alt+6”,你会发现这块区域已经合并后居中了。

  Excel行列转换

  1.打开需要转置的单元格区域。

  2.点击“编辑”-“复制”或按ctrl+c复制这片区域。

  3.把光标定位到要转置的位置。

  4.选择“编辑”菜单,点击“选择性粘贴”,在打开的对话框中,右下角有一个转置复选框,我们勾选它;设置好点击“确定”。

  5.确定之后,可以看到,单元格的数据已经从行变成列。

  Excel数据分析

  1、以Excel2010版本为例,新建并打开excel表格。

  2、首先添加数据分析插件,点击左上角文件按钮,出现菜单页面,点击选项按钮。

  3、然后点击“加载项”选项,选中“分析工具库”,点击下方“转到”按钮。

  4、然后出现excel加载宏界面,在”分析工具库“前方框内打勾,点击确定。

  5、经过上一步已经成功添加”数据分析插件“,在”数据“-”数据分析“下可以找到。

  6、然后点击”数据分析“,可以找到相关的分析方法,如 回归分析,方差分析,相关分析等。

  Excel的提速大法

  1、快速启动Excel

  日常工作中要经常使用Excel,可以在启动Windows时启动它,设置方法:(1)启动“我的电脑”进入Windows目录,依照路径“Start Menu\Programs\启动”来打开“启动”文件夹:(2)打开Excel 所在的文件夹,用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹,这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中,下次启动Windows就可快速启动Excel了。

  2、快速获取帮助

  对于工具栏或屏幕区,只需按组合键Shift+F1,然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区,它就会弹出一个帮助窗口,上面会告诉该元素的详细帮助信息。

  3、快速移动或复制单元格

  先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

  4、快速查找工作簿

  可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻,方法为:(1)单击工具栏中的“打开”按钮,在“打开”对话框里,输入文件的全名或部分名,可以用通配符代替;(2)在“文本属性”编辑框中,输入想要搜寻的文字,最好是唯一的单词或短语,以便搜寻更容易成功;(3)选择“开始查找”即可。在找到满足条件的文件前,“打开”对话框的状态栏都会显示“找到了0个文件”的信息,应该耐心等待,只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时,才表明搜寻结束。

  5、快速打印工作表

  若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印,会出现“打印”对话框,程序繁琐。若要跳过该对话框,可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮,Excel将使用“选定工作表”选项打印。

  6、快速切换工作表

  按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表,按Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字,然后单击工作表进行切换。

  7、快速切换工作簿

  对于较少工作簿切换,可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作进行切换,用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字,要直接切换到一个工作簿,从“窗口”菜单选择它的名字即可。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿,若多于9个,“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令,选用该命令,则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框,只需单击其中需要的名字即可。

  8、快速插入Word表格

  Excel可以处理Word表格中列出的数据,可用以下方法快速插入Word表格:(1)打开Word表格所在的文件;(2)打开要处理Word表格的Excel文件,并调整好两窗口的位置,以便能看见表格和要插入表格的区域;(3)选中Word中的表格;(4)按住鼠标左键,将表格拖到Excel窗口中,松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

  9、快速链接网上的数据

  可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接:(1)打开Internet上含有需要链接数据的工作簿,并在工作簿选定数据,然后单击“编辑”菜单的“复制”命令;(2)打开需要创建链接的Excel工作簿,在需要显示链接数据的区域中,单击左上角单元格;(3)单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,在“选择性粘贴”对话框中,选择“粘贴链接”按钮即可。若想在创建链接时不打开Internet工作簿,可单击需要链接处的单元格,然后键入(=)和URL地址及工作簿位置。

  10、快速创建工具栏

  通过工具栏可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏,可以根据需要快速创建自己的工具栏。方法为:单击“工具”菜单中的“自定义”命令,选择“工具栏”选项卡,单击“新建”按钮,输入“新建工具栏”名称,然后单击“确定”。这时新建工具栏出现在窗口就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中,该按钮就会在此“落户”。若在拖动时按着Ctrl键,则会将按钮复制过来。注意:不能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中,否则该按钮将会被删除。

  11、利用模板创建工作簿

  模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式,利用它可以快速地创建相似的工作簿。创建模板方法为:(1)打开一个要作为模板的工作簿;(2)选择“文件”菜单中“另存为”命令,打开“另存为”对话框;(3)在“文件名”框中输入模板的名字,从“保存类型”列表中选定“模板(*.xlt)”选项,这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件夹Templates文件夹;(4)在“保存位置”中选择“电子表格模板”文件夹,单击“保存”即可。这样就可以根据该模板快速创建新工作簿了。

  12、用“超级连接”快速跳转到其它文件

  用超级链接在各个位置之间跳转十分方便,若要切换到其它文件,只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件,然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去,看完后若要返回,只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。

  Excel的常用函数

  Excel函数一共有11类,分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。

  工程

  工程工作表函数用于工程分析。这类函数中的大多数可分为三种类型:对复数进行处理的函数、在不同的数字系统(如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制系统)间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。

  财务

  财务函数可以进行一般的财务计算,如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值,以及债券或息票的价值。财务函数中常见的参数:

  未来值 (fv)--在所有付款发生后的投资或贷款的价值。

  期间数 (nper)--投资的总支付期间数。

  付款 (pmt)--对于一项投资或贷款的定期支付数额。

  现值 (pv)--在投资期初的投资或贷款的价值。例如,贷款的现值为所借入的本金数额。

  利率 (rate)--投资或贷款的利率或贴现率。

  类型 (type)--付款期间内进行支付的间隔,如在月初或月末。

  信息

  可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信息函数包含一组称为 IS 的工作表函数,在单元格满足条件时返回 TRUE。例如,如果单元格包含一个偶数值,ISEVEN 工作表函数返回 TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格,可以使用 COUNTBLANK 工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数,或者使用 ISBLANK 工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。

  数据库

  当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时,可以使用数据库工作表函数。例如,在一个包含销售信息的数据清单中,可以计算出所有销售数值大于 1,000 且小于 2,500 的行或记录的总数。Microsoft Excel 共有 12 个工作表函数用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析,这些函数的统一名称为 Dfunctions,也称为 D 函数,每个函数均有三个相同的参数:database、field 和 criteria。这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。其中参数 database 为工作表上包含数据清单的区域,参数 field 为需要汇总的列的标志,参数 criteria 为工作表上包含指定条件的区域。

  逻辑函数

  使用逻辑函数可以进行真假值判断,或者进行复合检验。例如,可以使用 IF 函数确定条件为真还是假,并由此返回不同的数值。

  统计函数

  统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。例如,统计工作表函数可以提供由一组给定值绘制出的直线的相关信息,如直线的斜率和 y 轴截距,或构成直线的实际点数值。

  文本函数

  通过文本函数,可以在公式中处理文字串。例如,可以改变大小写或确定文字串的长度。可以将日期插入文字串或连接在文字串上。下面的公式为一个示例,借以说明如何使用函数 TODAY 和函数 TEXT 来创建一条信息,该信息包含着当前日期并将日期以"dd-mm-yy"的格式表示。

  =TEXT(TODAY(),"dd-mm-yy")

  查询和引用

  当需要在数据清单或表格中查找特定数值,或者需要查找某一单元格的引用时,可以使用查询和引用工作表函数。例如,如果需要在表格中查找与第一列中的值相匹配的数值,可以使用 VLOOKUP 工作表函数。如果需要确定数据清单中数值的位置,可以使用 MATCH 工作表函数。

  数学和三角

  通过数学和三角函数,可以处理简单的计算,例如对数字取整、计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。

  日期与时间

  通过日期与时间函数,可以在公式中分析和处理日期值和时间值。

  用户自定义

  如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算,而工作表函数又无法满足需要,则需要创建用户自定义函数。这些函数,称为用户自定义函数,可以通过使用 Visual Basic for Applications 来创建。

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