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门卫收发邮件管理规定范文3篇

春娜分享

  门卫收发邮件规定为方便公司员工邮件收取,同时提高门卫收发邮件的服务质量, 下面是门卫收发邮件管理规定,欢迎参阅。

  门卫收发邮件管理规定范文1

  一、 目的:为了规范公司报纸、期刊、信函、快递等邮件收发操作,提高信息传递、处理效率,确保邮件安全,制定《邮件收发管理制度》。以下简称《邮件收发制度》

  二、 适用范围: 《邮件收发制度》适用于凡经邮政/快递渠道送达本公司内所有单位(个人)的报纸、期刊、信函、快递等邮件的管理。

  三、 职责: 公司保安负责邮件的签收、送达及管理。

  1、每日邮件/快递和常规邮件/快递的收发工作由值班保安负责。

  2、在保安室放置3天以上没有人领取或无法送达的特殊邮件/快递由保安室交综合办公室处理。

  四、 收发程序

  1、值班保安负责签收送达的邮件/快递,并检查有无开封、损坏现象,收件单位/个人名称是否明确,发现异常现象要邮递员签字证明,并获得准确的联系方式和地址;损坏严重的要通知收件单位/个人到场处理。

  2、非公邮件/快递应由保安公示并告知收件人签收。

  3、汇票/发票一律由收件人签收。

  4、保安对送达的公函性的邮件/快递签收后应及时送到综合办公室。其中副总级以上的公司领导的邮件/快递直接送达本人办公室,由本人确认后签收。

  五、附则

  1、已经与本公司解除一切关系员工或单位的邮件/快递在保安室保存期限为三个月,具有重大价值的要送到办公室。保存期限已满三个月的报请综合办主任或更高职位人员处理,不得长期存放,不得擅自处理。

  2、未经授权许可,所有人员不得接收非本单位(个人)邮件/快递,不能开看,违者视情处罚。

  3、报纸不在登记签收之内,直接由值班保安按规定分发。

  4、《邮件管理制度》自公布之日起实施,以前相关制度不再执行。

  5、《邮件管理制度》未规定的事项,按公司相关管理制度执行。

  浙江中煤机械科技有限公司

  二○xx年四月九日

  门卫收发邮件管理规定范文2

  1、为确保邮件收发事务顺利进行,避免邮件收发事务的延误和差错,提高办事效率,特制定本制度。

  2、“邮件”是指通过邮政和快递公司邮送的信函、报刊、资料和包裹。

  3、邮件的收发工作由公司办公室管理,各相关部门协同实施。

  4、一般信函、报刊由门卫室当班值班人员接收;快递、挂号包裹等需要签字接收的邮件,正常上班时间由业务内勤签收;节假日和早晚非上班时间由门卫值班人员签收。

  5、门卫和业务内勤人员收到邮件后,均应在当天第一时间及时转交处理,遇节假日由门卫值班人员接收的邮件,应在假日后第一个工作日上班时转交处理,不准擅自留存和积压。

  6、一般信函、报刊由门卫接收人员及时送达办公室。凡属签字接收的邮件,门卫室和业务内勤均应分别建立邮件收发登记薄,邮件转交相关部门和个人后,由收件人在收发登记薄上签收。

  7、邮件转交处理的原则是:凡属外来的各种公文、信函、资料、报刊等统一转交办公室收文分发。属财务部门相关财务资料交财务部经理签收后处理。属采购部门采购的相关仪器、设备配件,由采购部签收后送交仓库办理验收入库手续;属原料、包装物料样品,则分别送技术部检测和汇同生产、业务部门商定采购相关事宜。属客户联系邮寄的产品样品等,则由业务部送交技术部检测并落实客户相关需求事宜。

  8、办公室建立收文和发文登记薄,凡党政机关、相关部门和单位发来的文件和公函,应进行收文登记,封面贴制文件处理标签,由办公室主任根据公文内容,签署分发意思见后分别报送总经理、分管负责人阅处或相关部门办理。凡公司以文头纸印发的各种文书,办公室统一编号进行发文登记。每年年底,对全年的收发文进行全面清理收集,整理装订成文书档案,按规定分类建档保存,以便查阅和利用。

  9、凡不认真执行本制度,无故拒收或扣压邮件的。每次扣0.2分;因邮件随意扣压或丢失,影响公司正常生产经营活动的,予以警告以上处分;给公司造成经济损失的,承担相应的损失赔偿责任。

  10、本制度自20xx年1月1日起执行。

  安庆市中天石化公司

  20xx年12月20日

  门卫收发邮件管理规定范文3

  1.总则:

  为了充分利用互联网的信息化运作优势,提高信息传递、处理效率,确保安全;节约公司的快递成本,规范快递物品的收发管理,避免造成公司资料的丢失及浪费。

  适用范围:

  2.本公司所有员工均属之

  3.定义:

  3.1 快递物品:指员工因工作需要,向外部寄送文件,资料,配件,样品以及其他货品等。(销售仪器和销售试剂的发货除外)

  4. 组织与职责:

  4.1:值班门卫:负责公司邮件、零散快递物品的收发管理。

  4.2:物流部: 负责公司邮件、快递物品的寄发管理。

  4.3:各部门: 寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快递。

  4.4:各部门负责对本部门的快递费进行管控。

  5.流程图:(略)

  6 .执行说明:

  6.1快递的签收与发送

  6.1.1 快递的接收

  6.1.1.1值班门卫收到文件,资料,货物等快递物品时,要及时通知转交给相关部门人员。

  6.1.1.2物品接收人要在《邮件快递签收登记表》上签字接收,以备查验核对。

  6.1.1.3除特殊情况外,如货物中指定的接收人不在,电话通知本人是否接受,同意的可指定委托人代为签收。原则上各部门人员应代收。

  6.1.2快递的寄发

  6.1.2.1因工作需要,需向外部寄送文件,资料,货物及其他物品者必须到物流部填写《邮件快递寄发登记表》进行登记,经部门负责人审批后交物流部,由物流部联系快递公司统一发送。(各需求部门于每日16:30前送至物流部)

  6.1.2.2未经登记或需快递物品无部门负责人审批的,物流部可拒接受理,对于不合格的件退回发件人。

  6.1.2.3快递公司的选择:选择的原则是合理、负责任、低成本;寄件人必须根据所寄物品的性质,合理、负责任的选择性价比高的快递公司,以低成本完成寄件。能以普通邮寄处理的不选择快递。

  6.1.2.4各需求人员必须在《邮件快递寄发登记表》上详细注明收件人姓名,地址,所寄物品名称,以及快递承运单位及快递单号,以备查验核对,如资料登记不清或不完整者,物流部有权要求当事人将资料完善,对于无故拒不按要求填写,且物流要求无效者,物流部有权拒发该物品,并将情况报备部门负责人处理。

  6.1.2.5填写快递单:用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料(地址、收件人、联系电话、邮编等)。

  7. 寄件相关规定:

  7.1.1物件分类:

  A类:紧急件;B类:贵重件(如票据、证件、贵重配件或物品等);C类:普通件(如资料、文件、普通配件等);D类:普通信函、贺卡等。

  物流部/行政部

  20xx.12.31

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